מתן התראה מוקדמת
יש לעגן בחוזה את זמן ההתראה מראש לפני האכלוס מחדש. מומלץ 60 ימים מראש לפחות ורצוי אף מספר חודשים, בכדי שבעלי הדירות החוזרים להתגורר בבניין החדש יספיקו להיערך לכך מוקדם ככל הניתן.
היערכות כללית לקראת האכלוס
כדי להיערך מראש לקבלת הרכוש המשותף, מומלץ כי בעלי הדירות יכנסו אסיפה כללית מוקדמת, עוד לפני החזרה לבניין החדש, שבה תיבחר נציגות זמנית. הנציגות תכלול בעלי דירות חוזרים, ובמידת האפשר גם בעלי דירות חדשים במטרה לסייע בהתארגנות הדיירים לקראת אכלוס הבניין. לצורך קבלת פרטי ההתקשרות עם בעלי הדירות החדשים בבניין, ניתן לפנות ליזם.
מומלץ לעגן בחוזה את מינוי חברת הניהול שיתבצע בשיתוף עם היזם והחל מרגע האכלוס. לצד זאת, יש לעגן אפשרות להחליפה על ידי בעלי הדירות בכל עת.
מוזמנים לקרוא עוד על כך במדריך "חוזרים לבית החדש"
באספה מומלץ לדון בנושאים הבאים:
- הסבר כללי על תהליך האכלוס (מסירת הדירות, קבלת הרכוש המשותף, שנת הבדק וכו'). יש לקיים את האספה בנוכחות נציגי היזם וחברת הניהול.
- אשרור חברת הניהול שמינה היזם או החלפתה בחברת ניהול מוסכמת, בהצבעה על ידי רוב בעלי הדירות ובמידה והחוזה מאפשר זאת.
- הצגה של חברת הניהול ושירותיה.
- אישור כללי ההתנהגות בהקשר לשימוש ברכוש המשותף ובמערכות הבניין.
- הצגת צורכי הניהול והתחזוקה של הבניין ועלותם.
- הצגת עקרונות ניהול הבית המשותף .
- בחירת נציגות זמנית עד לקבלת הדירות החדשות ובחירת הנציגות הקבועה.
- קביעת דרכי התקשרות בין בעלי הדירות, בין הנציגות ובין חברת הניהול.
- הצגת הכלים שישמשו לניהול מיטבי של הבניין, התקציב והתחזוקה.
פעולת הנציגות הזמנית או הראשונה
לאחר מינויה, על הנציגות להיערך לקבלת הרכוש המשותף ולניהול הבית המשותף עם חברת הניהול.
מומלץ שהנציגות תבצע את הפעולות הבאות:
- פתיחת חשבון בנק עבור הוצאות שוטפות וקבועות של הבניין והסדרת זכויות החתימה.
- פתיחת קרן לשימור המבנה ולחידושו – קרן חיסכון ייעודית לבניין אשר משמשת למימון התחזוקה החזויה, לרבות מימון עבודות גדולות, צפויות ובלתי צפויות, שיידרשו לחידוש, לשימור ולשיקום הבניין ומערכותיו.
- היערכות לגביית תשלומי התחזוקה השנתיים על ידי הנציגות או על ידי חברת הניהול.
- הפצת כללי ההתנהגות בבניין לכלל בעלי הדירות.
- תיאום הסדרי העבודה עם חברת הניהול ומנגנוני הדיווח השוטף.
- בחירת גורם מקצועי אשר ילווה את הנציגות בקבלת הרכוש המשותף.
- הסדרת ביטוח לבניין.
- הטמעת הכלים לניהול שקוף ודיגיטלי לבניין.
קבלת הרכוש המשותף
לאחר קבלת תעודת גמר, היזם ימסור לבעלי הדירות את הרכוש המשותף ואת האחריות לבניין ולמערכותיו. אחריות זו מחייבת את בעלי הדירות להבטיח, כי הבניין שנמסר להם הוא תקין וראוי למגורים ולדרוש תיקון ליקויים, במידה וקיימים. בנוסף לכך, עליהם להכיר את הבניין ואת המערכות שבו ולהבין מה נדרש לצורך תחזוקתו התקינה.
מומלץ כי בעלי הדירות, באמצעות הנציגות הזמנית והמפקח על הבנייה מטעמם, ייערכו מראש לקבלת הרכוש המשותף וייעזרו בגורמי המקצוע מטעמם (חברת הניהול, יועץ התחזוקה). חשוב להדגיש, שהעברת האחריות על הרכוש המשותף מהיזם לבעלי הדירות במתחם אינה גורעת מאחריות הקבלן או מי מטעמו לליקויים על פי חוק המכר (דירות) תשל"ג-1973.
שלבים בקבלת הרכוש המשותף
- קבלת תעודה גמר (מה שבעבר נקרא "טופס 4").
- קבלת אישור תקינות הרכוש המשותף מאת היזם ובליווי גורמי המקצוע, בראשם המפקח מטעם בעלי הדירות.
- סיור מסירה מוקדמת ברכוש המשותף: סיור במבנה עם אנשי המקצוע, כולל הסברים טכניים על תחזוקתו. בסיום הסיור יימסר לנציגי הדיירים מדריך מסודר בנוגע לתחזוקת הבניין ומערכותיו וכללי התחזוקה הנדרשים.
- קבלת הרכוש המשותף וקבלת מסמכי העדות: מסמכי העדות הם כלל המסמכים הנוגעים להקמת הבניין ולהתקנת מערכותיו, לרבות המסמכים הנוגעים למיקום המערכות, לדרכי הגישה אליהן, למאפייניהן ולצורכי התחזוקה שלהן. פירוט המסמכים הנדרשים ניתן לראות בתקן 1525 חלק 4 (את התקן ניתן למצוא בתשלום באתר האינטרנט של מכון התקנים). על בעלי הדירות להבטיח קבלת מסמכים אלו מהיזם עם מסירת השטחים המשותפים בבניין לידיהם.
- תיקונים וטיפולים נדרשים בעת המסירה.
- פרוטוקול מסירת דירה וקבלת הדירות: יחד עם המפקח על הבנייה מטעם בעלי הדירות, ובליווי נציג היזם, כל בעל דירה יקבל פרוטוקול מסירה של הדירה שלו. יש לעבור על הפרוטוקול יחד עם המפקח ולוודא קבלת דירה תקינה.
- מסירה וקבלת ערבויות: כנגד קבלת הדירה והרכוש המשותף, בעלי הדירות משיבים את ערבות חוק המכר וערבות השכירות האוטונומית. ערבויות אלו אינן ניתנות למימוש יותר. בנקודת הזמן הזו מקבלים בעלי הדירות את ערבות שנת הבדק.
- רישום הדירות: לאחר השלמת הבנייה ולרוב יחד עם קבלת הדירות, נדרש לרשום את הדירות החדשות בטאבו. יש לרשום את הגושים והחלקות החדשים (פרצלציה). תהליך זה לרוב נעשה על ידי היזם ויש לעגן זאת בהסכם איתו. ניתן לקבוע ערבות רישום: אם היזם לא מבצע את הרישום, תשלומי הערבות יאפשרו לבעלי הדירות לבצע את הרישום בעצמם.
קביעת תקנון הבית המשותף האחריות לניהול הבית המשותף.
מומלץ לקבוע בחוזה הסופי כי היזם יישא בעלויות התחזוקה וועד הבית החל בקבלת הרכוש המשותף ועד למסירת כל הדירות לבעלי הדירות החוזרים.
שנת הבדק
האחריות של בעלי הדירות לניהול ולתחזוקה של הבניין שבבעלותם מתחילה עם קבלת הרכוש המשותף לידם. מאותה העת הם אחראים לכל המתרחש בבניין, על כל מערכותיו. במהלך שנת הבדק עלולים להיחשף בעלי הדירות לליקויים בתפקוד מערכות הבניין ולפגמים בתקינותו. על בעלי הדירות לזהות ליקויים אלו ולתעדם באופן מצולם ובכתב בצורה שתאפשר ליזם או לקבלן לבצע את כל התיקונים הנדרשים במהלך שנת הבדק.
לאחר קבלת הרכוש המשותף מתחילה שנת הבדק, מומלץ לפעול על פי לוחות הזמנים הבאים לאורך שנה זו:
לאחר חמישה חודשים – אספת דיירים ראשונה לאחר האכלוס ובחירת נציגות קבועה.
לאחר תשעה חודשים – בדיקה הנדסית לרכוש המשותף (על ידי גורמי המקצוע).
לאחר 12 חודשים – תום שנת הבדק ומעקב אחר הטיפול בכלל הליקויים שהועברו ליזם.
לאחר שנת הבדק – העברת אחריות התחזוקה לבעלי הדירות.
אחריות לפי חוק המכר – מעבר לחובתו לבצע תיקוני בדק בתום השנה הראשונה לאכלוס הבניין, מחויב היזם על פי חוק המכר (דירות) באחריות לתיקון ליקויים העלולים להתגלות בבניין. תקופות האחריות משתנות בהתאם לסוג הליקוי ונעות בין שנה לשבע שנים.
בניינים גבוהים ועתירי מערכות כוללים מגוון שטחים משותפים, תשתיות ומערכות, לרבות מערכות טכניות ואלקטרו-מכניות מורכבות. לא זו בלבד, אלא שבניינים אלו מאכלסים דיירים רבים ולעיתים אף משמשים למגוון שימושים: מגורים, מסחר, פנאי, ועוד. כל אלה מחייבים ניהול פיננסי של דמי הניהול והתחזוקה בבניין, לצד הסדרה של היחסים כלל המשתמשים בבניין.
בחלק זה נסקור בקצרה את נושא ניהול ותחזוקת המבנה. למידע נוסף היכנסו למדריך לבעלי דירות לניהול ותחזוקה של הבניין עתיר המערכות.
שלוש אבני יסוד לניהול ולתחזוקה של הבניין
- מעורבות בעלי הדירות וניהול יוזם ושקוף: מעורבות פעילה ויוזמת של בעלי הדירות בניהול הבניין ותחזוקתו, באמצעות הנציגות מטעמם ובשיתוף פעולה עם גורם מקצועי האמון על ביצוע פעולות אלו, הכרחיים לניהול ולתחזוקה תקינים של הבניין, להבטחת הניהול הפיננסי הרצוי וליצירת יחסי אמון בין הגורמים מעורבים.
- תחזוקה מקצועית: מבוססת על דרישות התחזוקה של כל מערכת ומערכת, בהתאם להוראות כל דין, להוראות היצרן ולתקן 1525 לניהול תחזוקת מבנים –תצמצם תקלות בלתי צפויות, תאריך את חיי המערכות ותאפשר תפקוד מיטבי של הבניין וחיסכון בהוצאות. לפיכך, יש להבטיח כי התחזוקה של כל בניין תיעשה בהתאם לתוכנית תקציב ולתוכנית עבודה לבניין, המושתתות על הסטנדרטים האלה.
- ניהול תקציב מושכל: ניהול תקציב יעיל ותקין, שיבטיח מענה תקציבי נדרש לתחזוקה השוטפת של הבניין, יכולת להתמודד עם הוצאות בלתי צפויות וכן הוצאות גדולות לטווח הארוך.
האחריות לניהול הבית המשותף
בעלי הדירות: הם אחראים לניהול הבית המשותף ולתחזוקתו התקינה בהתאם לחוק המקרקעין.
נציגות (וועד בית): פועלת מטעם בעלי הדירות ובהרשאה שלהם כגוף המייצג את בעלי הדירות לצורך ניהול ענייני הבית המשותף. הנציגות דואגת בעצמה לביצוע הניהול והתחזוקה באמצעות נותני שירותים וספקים מטעמה. מומלץ לשים לב לנקודות הבאות בנוגע לנציגות הבניין:
- בחירה של חברי נציגות בעלי כישורים מתאימים.
- מינוי ממונה על תחזוקה מבין חברי הנציגות, שיהיה אמון על הבטחת תחזוקת הבניין ועל פיקוח על חברת הניהול, במקביל לגזבר. באחריות ממונה התחזוקה לבצע מעקב ובקרה על התחזוקה וקביעת סדרי העדיפויות בנוגע למרכיבים בה, הבטחת עדכון תיק המתקן, התנעת תוכניות של תחזוקה והתייעלות, תיאום הוצאות עם הגזבר ועם חברת הניהול.
- קביעת נורמות של דיווח ושקיפות בין הנציגות לבעלי הדירות בתקנון הבית המשותף, כולל עדכונים שוטפים במגוון אמצעים (דיגיטליים, טלפוניים ושילוט בכניסה לבניין).
- שימוש באמצעים דיגיטליים לניהול הבניין.
בעלי תפקידים מומלצים בנציגות: מבין חברי הנציגות הכללית ייבחרו גזבר, יושב ראש וממונה תחזוקה.
חברות ניהול ותחזוקה: חברת הניהול היא נותן שירותים הממונה על ידי בעלי הדירות באמצעות הנציגות שנבחרה, לטובת תחזוקה וניהול המבנה. חברות ניהול ותחזוקה מציעות סל מגוון של שירותים, החל מתחזוקה שוטפת בלבד (ניקיון, גננות, החלפות של גופי תאורה ועוד), דרך תחזוקה מונעת של מערכות הבניין (כיבוי האש, חזיתות המבנה ועוד) ועד לכלי ניהול התקציב וניהול התחזוקה החזויה בבניין. מרבית הבניינים שנבנים במסגרת פינוי בינוי הינם מרובי מערכות. לכן, מומלץ להתקשר עם חברת ניהול ותחזוקה, באופן מלא שייתן מענה לכלל צרכי הבניין.
תחזוקה מקצועית של הבניין
התחזוקה הנדרשת
- תחזוקת הבניין: תחזוקת הבניין והשטחים המשותפים מצריכה קביעת כללי התנהגות שיחולו על כלל הדיירים בבניין.
- תחזוקת המערכות: הבניין החדש מבוסס על מערכות טכניות ומורכבות לתפעול המהוות את ליבת התחזוקה. חשוב להכירן על אף שהן לא תמיד גלויות לעין.
- מתקני תשתית: מתקנים אלה הם באחריות חברות התשתית (לדוגמה חשמל, תקשורת ועוד), אבל על הדיירים להבטיח שמתקני התשתית פועלים כראוי ושמתאפשרת גישה של בעלי המקצוע אליהם.
אחריות התחזוקה
דירות פרטיות: באחריותו של כל בעל דירה בנפרד בנוגע לדירתו.
חללים משותפים ומערכות בתוך הבניין: באחריות של כל בעלי הדירות יחד לתחזק אותם ולשלם בעבורם.
שטחים ציבוריים פתוחים מסביב לבניין (שצ"פ): באחריות הרשות המקומית.
שטחים פרטיים פתוחים (שפ"פ): באחריות של כל בעלי הדירות, גם אם השטח פתוח למעבר או לשימוש הציבור.
סוגי התחזוקה
תחזוקה שוטפת: פעולות הנדרשות לתפעול סדיר של הבניין, כגון ניקיון, גינון, צביעה ותיקון תקלות קלות. בנוסף, טיפול בתקלות במערכות הבניין להבטחת תפקודו השוטף.
תחזוקה מונעת: בדיקות ופעולות תחזוקה תקופתיות יזומות, שנועדו להבטיח את תקינות הבניין ומערכותיו, להאריך את חיי המערכות למיניהן, למנוע תקלות בלתי צפויות ולחסוך בהוצאות הכרוכות בכך (לדוגמה, החלפה יזומה של אביזרים צפויה לחסוך כ-40% מעלות של החלפה דחופה).
תחזוקה חזויה: פעולות יזומות לשדרוג או להחלפה של מערכות הבניין בשל בלאי או לשם שדרוג השירות וייעולו. פעולות תחזוקה אלו, הנוגעות גם להחלפת המערכות המרכזיות של הבניין (כגון מעלית או גנרטור), כרוכות לרוב בהוצאות גדולות, אך מעבר לתרומתן לתפקוד הבניין, הן עשויות להביא לצמצום עלויות התחזוקה.
כלי עזר להבטחת התחזוקה המקצועית ובקרת בעלי הדירות
- הכנת תוכנית עבודה ייחודית לבניין, הכוללת – הוראות יצרן בנוגע לכל מערכת, תקן ישראלי 1525 לניהול תחזוקת המבנה והוראות הדין.
- ספר ההחלטות של הבית המשותף – כולל את כל המידע על ההחלטות של בעלי הדירות ואת ההיבטים הפיננסיים.
- ספר המתקן לתחזוקת הבניין – כולל את כל המידע הקשור למבנה הפיזי של הבניין. ספר זה צריך להתעדכן באופן מתמיד ולכלול, למשל את מסמכי העדות, תוכנית העבודה, הסכמי השירות ועוד.
הניהול הפיננסי של הבית המשותף
דמי ניהול ותחזוקה
הוצאות לתחזוקה שוטפת ומונעת: יש לבנות תוכנית תקציב שנתית, הכוללת את כל ההוצאות וההכנסות הצפויות לתפעול הבניין, לניהולו ולתחזוקתו בטווח של שנה.
חיסכון לצורך תחזוקה עתידית (קרן לשימור המבנה ולחידושו): יש לבנות תוכנית תקציב רב-שנתית, הכוללת את כלל הפעולות הנדרשות לשימור ולחידושו של המבנה ומערכותיו בטווח של חמש עד עשר שנים, תוך הערכת ההוצאות הצפויות בטווח הבינוני והארוך.
חשוב לזכור
- יש לדאוג להפרשות לקרן לשימור ולחידוש של המבנה החל מהיום הראשון לאכלוס המבנה.
- יש לקבוע בתקנון הבית המשותף הוראות לשימוש בכספים שהופרשו לקרן .
- במקרה של דירות מושכרות, יש להסדיר את חלוקת התשלומים בין השוכרים לבעלי הדירות.
- סכום ההפרשה לקרן ייקבע לפי הצורך, בהתאם לתוכנית תקציב רב-שנתית, אך לא פחות משיעור של 10% לפחות מההוצאות השוטפות הנדרשות בשנה.
גבייה מלאה ויעילה
- יש להבטיח גבייה מלאה מכלל דיירי הבניין. לצורך כך ניתן להיעזר בשירותי חברת הניהול והתחזוקה.
- ניתן להשתמש בכלים דיגיטליים לצורך הגבייה.
- חשוב לוודא מול היזם כי ישתתף בתשלום דמי הניהול בעבור דירות שלא נמכרו.
הבטחת ניהול ספרים תקין
- יש לקבוע מנגנון ניהול מקצועי של ספרי החשבונות של הבית המשותף, וכן מעקב ובקרה על ספרי החשבונות ועל אופן הוצאת הכספים.
- קיימת אפשרות לבקרה של רואה חשבון חיצוני בהתאם להיקף התקציב.
- תוכניות התקציב ודוחות הבקרה יישמרו בספר ההחלטות של הבניין.
חברות ניהול וכלים לניהול הבית המשותף
תקנון הבית המשותף
לתקנון הבית המשותף יש חשיבות מרכזית להסדרת הניהול במבנים מורכבים ובמבנים מעורבי שימושים. ככלל, התקנון נקבע בעת רישום הבניין כבית משותף בלשכת רשם המקרקעין. לרוב, תהליך זה נעשה על ידי היזם, ונקבע נוסח בסיסי לתקנון, הנקרא "תקנון מצוי".
מומלץ כי בעלי הדירות יהיו מעורבים בניסוח התקנון החל משלב זה, לטובת ניסוח תקנון לפי צרכיהם, הנקרא "תקנון מוסכם".
רצוי שהתקנון המוסכם יכלול את הנושאים הבאים:
- אופן ההתקשרות עם חברת הניהול וחובותיה לתחזוקה מקצועית.
- אופן מינוי הנציגות ובעלי התפקידים בנציגות.
- חובות ביטוחיות.
- אופן ניהול תוכנית התקציב השנתית והקרן לשימור המבנה וחידושו.
- מנגנון הבקרה על הניהול התקציבי של הבית המשותף.
- הסדרת השימושים בשטחים המשותפים.
- הסדרת האחריות בין בעלי הזכויות (במיוחד במקרה של בניין רב שימושים, דוגמת שטחי מסחר).
האסיפה הכללית
האספה הכללית היא פורום של כל בעלי הדירות, המתכנס לפחות פעם בשנה, לקבלת החלטות בנוגע לניהול הבית המשותף ותחזוקתו. התקנון המצוי קובע, כי באספה הכללית ייקבעו דרכי ניהול הרכוש המשותף, אופן השימוש בו, ההוצאות הכרוכות בכך, מינוי הנציגות, אישור החשבונות ועניינים אחרים הכרוכים ביחסי שכנות.
מומלץ כי באספה הכללית יוצגו ויידונו כלל הנושאים הקשורים לניהול הפיננסי של הבית המשותף, תכנון וביצוע של תוכנית התחזוקה השנתית, אישור התקציב ותוכנית העבודה לשנה הבאה, הצגה ומעקב אחר תוכנית התחזוקה הרב-שנתית, מינוי ועדכון הנציגות ובעלי התפקידים.
בחירת חברת ניהול ותחזוקה
כיום אין בחוק הסדרה שמתייחסת לכשירות חברות ניהול ואין חובות מסוימות להכשרה. בנסיבות האלה, מומלץ לבחור חברת ניהול בהליך תחרותי של מכרז, שבו ייבחנו לכל הפחות שלוש הצעות לשירותי ניהול ותחזוקה ותיעשה השוואה ביניהן מבחינת עלות השירותים. זאת ביחס לרשימת שירותים דומה ולפי קריטריונים נוספים שחשובים לבעלי הדירות במתחם.
מומלץ להכניס למכלול השיקולים לבחירת חברת ניהול ותחזוקה את הקריטריונים הבאים:
- ניסיון ומקצועיות.
- איתנות פיננסית.
- שירותיות, שקיפות וזמינות.
- התרשמות כללית והמלצות מבניינים אחרים ששכרו את שירותי החברה.
הסכם עם חברת הניהול והתחזוקה
לאחר הבחירה בחברת הניהול יש להתקשר עימה בהסכם. כדי להבטיח את זכויות בעלי הדירות, מומלץ לכלול בהסכם את הנושאים הבאים:
- תכולת עבודה – היקף האחריות והמחויבות של חברת הניהול והתחזוקה והשירותים אותם תספק.
- משך זמן ההתקשרות ואופן סיום ההתקשרות והחלפת חברת הניהול, בהתאם לצורך.
- חובת עדכון ואופן הדיווח לנציגות הדיירים ולכלל בעלי הדירות.
- חובת שקיפות.
- אחריות וביטוח.
- סכום דמי הניהול.
- תמריצים כספיים לחברת הניהול בעבור חיסכון.
מידע מורחב על בחירת חברת ניהול וההסכם איתה ניתן למצוא במדריך לבעלי דירות בירושלים לניהול ולתחזוקה של הבניין עתיר המערכות